Există obiceiuri de care avem nevoie toată viața. Iar tot ceea ce ține de productivitatea noastră personală sunt astfel de obiceiuri:
Să ne folosim energia și timpul într-un mod mai eficient pentru a obține rezultatele care aduc valoare în propria viață, apoi în a oamenilor la care ținem.
Din păcate însă, noțiunea de productivitate personală este mai puțin cunoscută la noi. Cu atât mai puțin se lucrează la optimizarea productivității și eficienței.
Productivitate personala pentru oameni eficienți
Am ales 11 tehnici care te vor ajuta să devii mai eficient în ceea ce faci. Unele dintre ele au efect imediat, majoritatea însă te vor ajuta să-ți construiești o mai bună productivitate pe termen lung. O bună parte dintre ele le vei găsi și pe lista cu lucruri pe care oamenii de succes le fac altfel.
1. Trezește-te devreme
Lăsând la o parte toate motivele pentru să-ți începi devreme ziua, acesta este un obicei cu care dai tonul zilei. Începi ziua dimineața devreme și îți transmiți ție însuți că ai de gând să te ții de treabă.
E mai dificil la început, pe măsură ce îl implementezi însă devine tot mai ușor. Productivitate personala dis-de-dimineață.
2. Planifică ziua
Obișnuiește-te ca la începutul zilei să îți aloci 15-20 de minute pentru a o planifica. Nu e nevoie să o faci în cel mai mic detaliu, deși dacă poți face asta foarte bine.
O bună perioadă de timp am fost extrem de minuțios cu planificările. Am realizat însă că mi se potrivește un sistem mai flexibil de organizare a timpului. Nu sunt genul care să aibă planificat din 30 în 30 de minute ce anume va face.
Prefer să am stabilite ore pentru ședințe, întâlniri sau alte sarcini fixe. Iar restul zilei să am libertatea de a mi-l planifica în mod flexibil. Câtă vreme realizez ce mi-am propus totul e în regulă. Îți recomand să citești și Managementul timpului sau cum ne stabilim prioritățile, de Stephen Covey.
Dacă vrei să înveți să fii mai bun în ceea ce faci și să câștigi timp îți recomand să asculți podcastul cu Sorin Lucaci despre cum putem practica mindfulness:
3. Alege cel mai important obiectiv al zilei
Am scris mai pe larg despre cum să alegi un obiectiv cu care să dai tonul zilei. Care este cea mai importantă sarcină pe care vrei să o realizezi astăzi? Iar dacă ar fi singurul lucru făcut azi, ei bine ziua ar fi în continuare una de succes?
Este un alt mod prin care îți transmiți semnale că te ocupi de ceea ce ți-ai propus. Și că ai succese în asta.
Imaginează-ți: dis de dimineață ai satisfacția că de-abia a început ziua și tu deja ai realizat atâtea. Pentru detalii citește și articolul despre cum stabilești un obiectiv care să dea tonul zilei.
4. Începe cu cele mai dificile sarcini
De multe ori suntem tentați să începem cu cele mai simple sarcini. Și să le amânăm pe cele de care nu avem chef să ne apucăm. În unele cazuri este vorba de sarcini dificile. În multe altele este vorba de lene. Ok, să-i spunem comoditate.
Pentru a nu risca ca la finalul zilei să rămâi cu cele mai grele sarcini (tocmai când începi să fi obosit) pune-le primele pe listă. Imediat după cea mai importantă sarcină a zilei.
Dacă ți se pare prea greu, vezi și ghidul de realizare a unei sarcini. Este despre cum să realizezi obiective mai mari, principiile sunt aceleași.
Pe scurt, începe cu ce e mai greu și termină-le cât mai de dimineață.
Dezvoltarea personală este ceva care ar trebui probabil să fie parte din viața fiecăruia. Ca să înveți mai multe despre dezvoltare personală îți recomand podcastul cu Sorin Lucaci:
5. Nu fă tu munca altora
Am scris mai demult despre rolurile pe care le jucăm și angajamentele personale asumate. Două subiecte legate unul de altul și asupra cărora ar fi bine să te gândești periodic.
De ce faci tu lucrurile pe care le faci? Ești sigur că ceea ce faci te reprezintă? Sigur toate angajamentele în care ești implicat – și problemele pe care le rezolvi – sunt ale tale?
Pune pe hârtie aceste lucruri (vezi articolul despre angajamentele personale pentru detalii). Alege care dintre problemele pentru care te zbați sunt de fapt ale altora. Vezi în ce măsură ar trebui să și le poarte singuri. Nu îți sugerez să fii egoist. Sau să nu îți pese de ceilalți. Ci să îți pese și de tine însuți.
Evită să îți iei angajamente care nu sunt necesare și să faci munca altora.
6. Productivitate personala înseamnă ca tu să lucrezi concentrat
Capacitatea de a lucra concentrat este un mușchi. Și poate fi antrenată. Prin simpla practică.
Voi reveni pe acest subiect. Pe scurt însă există două sisteme simple de managementul timpului, sisteme care te ajută să lucrezi concentrat. Și în același timp să nu te suprasoliciți:
- Primul este sistemul Pomodoro: lucrezi concentrat pe o singură sarcină timp de 25 de minute, urmate de alte 5 minute pauză (un timer online aici). Pauza e necesară ca să te menții în formă pentru următoarele sesiuni Pomodoro.
- Cel de-al doilea este un sistem pe care l-am găsit la Peter Drucker. Presupune să lucrezi concentrat pe o singură sarcină 50 de minute, urmate apoi de 10 minute pauză. Cam ce făceai la școală. Citește Despre decizie și eficacitate, de Peter Drucker.
Dacă nu reușești cu niciunul dintre ele, scade perioada de concentrare: lucrează 10 minute, iar apoi 2 minute pauză. Prin concentrat înțeleg să faci un singur același lucru cât mai mult din perioada alocată.
7. Evoluția apare din exploatarea oportunităților. Nu din rezolvarea problemelor.
Scrie undeva mare pe o hârtie și ține mereu în fața ochilor următoarele cuvinte:
Rezolvarea problemelor nu aduce evoluție și rezultate, ci previne daunele care ar putea să apară. Ceea ce aduce rezultate și evoluție este exploatarea oportunităților care apar.
Nu îmi aparține, a spus-o tot Drucker. Nu cred că are nevoie de explicații suplimentare.
8. Păstrează sub control timpul petrecut online
Ar trebui să-ți cer să scoți cablul de internet din PC și să nu stai pe net când lucrezi. Știu însă că e dificil să facem asta. De multe ori, chiar munca pe care o facem are nevoie de o conexiune la mediul online.
Mda, sau e doar o scuză pe care o inventăm. Ca să stăm pe internet.
Ideea este ca atunci când te distrezi pe internet să te distrezi. Iar când lucrezi să nu pierzi vremea pe net.
Soluția: să limitezi timpul petrecut pe internet în timp ce lucrezi. Mai ales cel de pe Social Media. Spre exemplu, poți sta în reprize scurte: 2-3 minute verifici ce s-a mai întâmplat, apoi ai închis Facebook. Și verifici iarăși mai târziu. Așa obișnuiesc eu.
Email-ul: evită să începi ziua verificând emailul. Sau să-l verifici la fiecare 20 de minute. Dacă se poate obișnuiește pe ceilalți că nu le vei răspunde imediat la mesajele de email. Stabilește reguli sănătoase de folosire a email-ului.
Suplimentar folosește servicii de găzduire online de fișiere. Este o modalitate de a păstra online sub parolă fișiere pe care le vei putea accesa de oriunde. Cele mai cunoscute find dropbox . Intră pe linkurile celor 3, fă-ți cont gratuit, confirmă în emailul primit de la ei prin click pe linkul din acel email, instalezi aplicația lor și le poți utiliza. Durează câteva minute, iar apoi vei putea salva și accesa fișiere online oricând.
Astfel ai o mai bună productivitate personala. Și vei avea mai mult timp la dispoziție pentru tine.
9. Menține o graniță între spațiile tale de viață
Pe cât posibil, atribuie un singur rol anumitor spații: cel de lucru, odihnă, mâncare, distracție etc. Astfel acolo unde lucrezi nu mânca. Unde dormi nu lucra. Iar unde te distrezi nu studia. Ca să păstrezi energia pe care o atribui fiecărui din acest spațiu atunci când îl folosești.
Și ca să menții în mintea ta o definiție clară a ceea ce ar trebui să faci în fiecare din acele spații.
În special spațiul de lucru delimitează-l de alte spații: unde lucrezi, lucrează cu atenție. Unde mănânci, mănâncă liniștit. Unde te distrezi, distrează-te fain, iar unde te odihnești, odihnește-te bine.
Nu amesteca utilitatea spațiilor, menține-le clare.
10. Programează-ți sesiuni de multitasking
Am mai scris despre asta. Pentru a îți antrena “mușchiul” concentrării oferă-ți ocazii controlate în care să lucrezi fără concentrare. E un principiu pe care l-am întîlnit la Tony Schwartz.
Alocă-ți timp pentru multitasking. Perioade în care ai voie să faci mai multe lucruri simultan. Tot acum te poți ocupa de sarcinile de “mentenanță“. Acele sarcini neimportante, dar totuși necesare.
De exemplu să plătești factura la telefon sau să duci pantofii copilului la reparat. Planifică-le pe toate în perioade de timp bine alese. Citește și Puterea implicării totale, de Jim Loehr și Tony Schwartz.
11. Conștientizează realizările pe care le-ai avut
De fapt conștientizează modul în care ți-ai folosit timpul. Ce ai făcut cu el? Ai adus valoare în viața ta sau ai cam pierdut vremea?
Nu e nevoie să fim profesioniști perfecți – minut de minut. Nici să știm neapărat ce am făcut clipă de clipă. Ci să avem o evidență a modului în care ne-am folosit timpul. Să ne controlăm singuri.
În final îți recomand să asculți podcastul cu Sorin Popa:
Desigur, un sistem de contabilizare al timpului ar fi perfect: să cunoști exact ce ai lucrat minut de minut. Pentru întreaga zi. Vezi și lista de instrumente online de productivitate pentru a afla cum poți face asta. Puțin probabil că vei ține o astfel de evidență pentru multă vreme.
Așa că începe cu o contabilizare a realizărilor, a propriilor succese. Jurnalul de succese poate fi un bun instrument pentru asta. Chiar și un simplu jurnal poate fi bun, ca un prim pas de productivitate personala.