Octavian Pantiș despre principiile Dark Cockpit

O viață în care alergăm permanent de la o urgență la alta ajunge să consume mai multe resurse decât ne dăm seama. Uneori, progresul arată mai puțin spectaculos: lucrurile funcționează, problemele sunt observate înainte să devină crize, iar energia rămâne disponibilă pentru ceea ce avem de făcut. De aici pornește conversația cu Octavian Pantiș, construită în jurul unei idei împrumutate din aviație: Dark Cockpit, starea în care avionul își urmează traiectoria, sistemele funcționează în parametri, iar în cabina piloților sunt aprinse doar luminile care cer atenție.

Octavian Pantiș este trainer, autor și consultant în zona de leadership și productivitate. În episod vorbim despre cartea Dark Cockpit, scrisă împreună cu Emil Dobrovolschi, pilot cu peste două decenii de experiență în aviație și mii de ore de zbor. Cartea pornește de la procedurile și practicile dezvoltate în aviație și le mută în viața profesională: comunicare, conducerea oamenilor, decizii, prioritizare și pregătirea pentru situațiile dificile.

Metafora cockpitului funcționează foarte bine pentru felul în care ne organizăm zilele. Într-un avion, fiecare lumină aprinsă transmite ceva. Unele indică o situație care poate fi urmărită, altele cer intervenție imediată. Când totul funcționează în parametri, cabina rămâne în mare parte întunecată. În viața profesională, echivalentul apare atunci când știm ce avem de făcut, problemele sunt gestionate la timp, iar ziua încetează să semene cu o succesiune de incendii.

Octavian vorbește și despre opusul acestei stări, numit în carte Christmas Cockpit: acel tablou în care apar simultan telefoane, mesaje, întâlniri, sarcini întârziate și probleme care cer atenție. Activitatea poate crea impresia unei zile productive, în timp ce la final rămân oboseala și lucrurile care contează cu adevărat încă nefăcute. Aviația oferă aici o perspectivă interesantă. Un zbor reușit poate fi aproape plictisitor. Procedurile funcționează, oamenii își cunosc rolurile, avionul ajunge la destinație.

Schimbarea unei zile aglomerate începe, în perspectiva lui Octavian, cu prioritizarea:

„Primul și primul lucru e să îți dai seama foarte repede ce e important și ce e mai puțin important și să prioritizezi, că niciodată nu sunt toate lucrurile la fel de importante. Mereu este ceva ce e mai musai de făcut acum și mereu este ceva ce poate fi lăsat și pe mâine și pe poimâine sau chiar poate fi ignorat cu totul, cel puțin pentru o vreme.”

Octavian Pantiș

Libertatea pe care o avem astăzi la muncă face alegerea mai dificilă. În multe profesii, nimeni nu stabilește la minut ordinea activităților. Alegem când răspundem la e-mail, cât stăm pe internet, ce proiect deschidem primul și cât timp acordăm unei întreruperi. Fiecare alegere pare mică. Adunate pe parcursul unei zile, alegerile formează felul în care lucrăm.

De aici vine una dintre temele recurente ale conversației: obiceiurile și procedurile. Aviația funcționează cu checklist-uri, rutine și standarde repetate. O mare parte din siguranța unui zbor este construită înainte ca avionul să întâlnească o situație dificilă. Piloții se pregătesc pentru scenarii posibile, iar experiențele din incidente sunt distribuite și transformate în practici noi.

„Un comandant, în fiecare an, la fiecare șase luni, de fapt, petrece de două ori câte patru ore într-un simulator care este 99% identic cu avionul, unde simulează ce s-ar putea întâmpla și își exersează abilitățile și testează abilitățile.”

Octavian Pantiș

Ideea poate fi transferată ușor într-o companie. Înaintea unei prezentări, a unei lansări sau a unui proiect mare, putem investi timp întrebându-ne „what if?”. Ce se poate întâmpla? Cum reacționăm? Ce variante avem pregătite? O asemenea practică reduce improvizația făcută sub presiune și ne permite să folosim experiența înainte să apară problema.

Un alt subiect este comunicarea. Octavian propune să pornim de la fapte atunci când apare o situație tensionată. Dacă un coleg, furnizor sau partener livrează altceva decât am stabilit, putem separa ceea ce s-a întâmplat de interpretările pe care le construim imediat. Spunem ce am stabilit, ce am primit și întrebăm ce s-a întâmplat. Conversația pornește astfel dintr-un teren comun.

Aviația oferă și un model interesant pentru felul în care organizațiile învață din experiență. Informațiile despre incidente circulă între companii, producători și piloți, iar lecțiile ajung în proceduri și simulatoare:

„De exemplu, dacă o aeronavă undeva are un incident astăzi, rapid se află în trei direcții. Prima direcție este compania aeriană care a operat zborul respectiv. Știe că a fost fum în cabină sau știe că a fost nu știu ce. Doi la mână află compania producătoare și trei la mână află și piloții prin forumurile lor specifice, unde, uite, povestesc ce s-a întâmplat, uite ce am făcut și așa. Și fluxurile astea de informații sunt foarte bogate și companiile producătoare de avioane le preiau rapid și le integrează.”

Octavian Pantiș

Dark Cockpit devine astfel mai mult decât titlul unei cărți. Este o imagine utilă pentru felul în care ne putem privi activitatea: câte becuri sunt aprinse acum, câte dintre ele cer atenție și câte au apărut din felul în care ne-am organizat munca. În episod vorbim despre cum putem reduce treptat agitația prin prioritizare, obiceiuri, proceduri și pregătire.

În discuție apare și Musai List, cartea anterioară a lui Octavian Pantiș, dedicată organizării personale și lucrurilor pe care alegem să le facem. Privite împreună, cele două cărți duc spre aceeași întrebare practică: cum ne organizăm zilele astfel încât atenția și energia noastră să ajungă acolo unde vrem să ajungă?

Ideile principale

1. O zi bună poate fi una în care se întâmplă foarte puține lucruri neașteptate. Agitația permanentă îți poate da senzația că muncești mult și rezolvi multe. Uită-te însă la ce rămâne după o asemenea zi. Dacă ai alergat între telefoane, mesaje și urgențe, iar lucrurile pe care voiai să le faci au rămas în urmă, activitatea intensă te-a ținut ocupat mai degrabă decât eficient. Un sistem bun de lucru face ca majoritatea zilelor să devină previzibile și gestionabile.
2. Obiceiurile tale zilnice contează mai mult decât eforturile ocazionale. O seară în care lucrezi până târziu poate rezolva un volum mare de sarcini, însă productivitatea se construiește din ceea ce repeți. Rutinele, procedurile și checklist-urile reduc numărul deciziilor pe care trebuie să le iei în fiecare moment. Poți începe prin a identifica activitățile repetitive și a stabili dinainte cum le vei gestiona. În timp, sistemul preia o parte din efortul pe care acum îl consumi improvizând.
3. Prioritatea reală poate fi diferită de lucrul care cere cel mai zgomotos atenția ta. Când ai douăzeci de lucruri pe listă, probabil câteva merită făcute astăzi, altele pot aștepta, iar o parte pot rămâne nefăcute o perioadă. Problema apare când persoana care insistă, notificarea nouă sau o solicitare apărută brusc ajunge automat prima. Obișnuiește-te să alegi conștient ce faci înainte să începi ziua și revino la alegerea respectivă când apar distragerile.
4. În conversațiile dificile, începe cu ceea ce s-a întâmplat. Interpretările apar foarte repede. Un coleg întârzie și poți ajunge imediat la concluzii despre seriozitatea lui. Un furnizor livrează incomplet și îi atribui o intenție. Poți schimba conversația descriind faptele și întrebând ce s-a întâmplat. Separarea faptelor de interpretări îți lasă mai multe variante de răspuns și reduce tensiunea inutilă.
5. Pregătirea pentru probleme îți schimbă reacția atunci când ele apar. Înaintea unui proiect, a unei prezentări sau a unei lansări, întreabă-te ce poate merge prost. Alege câteva scenarii plauzibile și stabilește ce vei face dacă apar. Practica folosită în aviație arată valoarea simulării înaintea situației reale. Când ai analizat din timp o problemă posibilă, vei avea deja un punct de plecare pentru decizie.