Cea mai productivă parte a zilei este pentru mine dimineața. E ceva în orele timpurii, când soarele încă nu a răsărit, e liniște, iar lumea întreagă încă doarme. Nimic nu mă deranjează, mintea îmi este clară.
Personal mă ajută enorm faptul că mi-am creat obiceiul să mă trezesc devreme. Plus că țin cont de câteva sfaturi de bun simț ca să-mi asigur un somn sănătos. Așa că vreau să folosesc cât mai bine orele acestea ale dimineții.
Dacă vrei să înveți să fii mai bun în ceea ce faci și să câștigi timp îți recomand să asculți podcastul cu Sorin Lucaci despre cum putem practica mindfulness:
O problemă de care m-am izbit mulți ani a fost emailul de dimineață. Obișnuiam ca imediat ce mă trezesc să deschid emailul, citeam mesajele, deveneam reactiv și așa treceau câteva ore. Încet-încet am stabilit un set de reguli ca să ies din capcana timpului folosit pentru emailuri. Cu puțină organizare și disciplină am ajuns la rezultate bune.
11 Reguli Pentru A Fi Un Maestru Al Mesajelor de Email
1. Evită să-ți începi ziua verificând emailul. E unul dintre cele mai neinspirate moduri de a începe ziua. Dacă începi cu emailul, vei continua să răspunzi la mesaje, să trimiți altele noi și astfel s-a dus dimineața, când puteai face ceva mai productiv pe termen lung.
Crează-ți o rutină de dimineață care să-ți fie potrivită, alege o prioritate a zilei și evită să începi cu emailul. Desigur dacă ai un job sau stil de viață care presupune să verifici emailul toată ziua, sfatul nu ți se potrivește. Dar într-un astfel de caz nu se potrivește nimic din acest articol.
2. Definește o oră la care să verifici prima dată emailul. Continuând ideea anterioară, am decis să nu mai verific emailul înainte de ora opt decât dacă e ceva deosebit. Dacă am nevoie de o informație dintr-un email mai vechi, OK, deschid emailul însă mă abțin să mă ating de alte emailuri. În 90% din zile funcționează. Suplimentar, dacă te trezești devreme, te asiguri astfel că dimineața te ocupi de cea mai importantă sarcină a zilei.
3. Evită să răspunzi imediat la emailuri. Obișnuiește-ți corespondenții că le răspunzi cu câteva ore întârziere sau a doua zi. În majoritatea cazurilor nu va fi o problemă. Nu răspunde imediat decât dacă scrierea răspunsului nu-ți ia mai mult de 2 minute sau dacă e o urgență.
4. Dezactivează chat-ul. Atât Gmail, cât și Yahoo au un sistem intern de chat. L-am dezactivat complet, ca să nu mai fiu deranjat cu mesaje instant. Pentru instant messaging folosesc Yahoo Messenger, Skype sau sistemul de chat al Facebook atunci când am nevoie.
5. Stabilește de câte ori pe zi verifici emailul. Dacă lucrezi la SRI și trebuie să fi cu ochii pe mesajele de amenințare trimise de teroriști probabil că ai nevoie să verifici emailul la câteva minute. Altfel e suficient să o faci de câteva ori pe zi.
Când am nevoie de informații din emailuri pentru a lucra mai departe, deschid interfața de email de oricâte ori am nevoie. Altfel îmi verific emailul de trei-patru ori pe zi. Cei cu care comunic prin email știu că de obicei nu răspund imediat așa că sunt obișnuiți.
6. Dezactivează notificările de noi emailuri. Majoritatea seviciilor de email se oferă să-ți afișeze un mesaj pe PC atunci când a sosit un email nou. Sau să-ți trimită un sms pe telefon. Dezactivează opțiunea.
7. Dezabonează-te de la majoritatea newsletter-elor la care ești abonat.
Întreabă-te în cazul fiecăruia: “Îl citesc? Îmi folosește? Am ceva de câștigat din el?” Dacă ai răspuns măcar o dată cu “Nu“, atunci dezabonează-te. În cazul celor care nu au buton de dezabonare, solicită expeditorilor să nu-ți mai scrie și marchează-le ca spam.
8. Folosește serviciile de RSS reader în locul abonamentelor prin email.
Este o modalitate populară de a primi noile articole sau știri fără a-ți umple căsuța de email. Eu folosesc Google Reader, în care trebuie doar să apeși butonul Subscribe (stânga sus) și să adaugi adresa site-ului la care vrei să te abonezi. Această adresă se numește feed sau flux web. În cazul florinrosoga.ro adresa de feed este http://feeds.feedburner.com/FlorinRosoga, vezi și pagina de abonare la FLR. Poți da și click direct pe ea, iar browserul tău îți va cere să confirmi. În acest mod am mutat o mare parte a emailurilor primite din căsuța de email în readerul RSS.
9. Dacă ai gmail, folosește Rapportive. Este o mică extensie a browserului, care odată instalată (e gratis) îți afișează date de bază despre persoana de la care primești sau trimiți emailuri, inclusiv legături către profilele sale de pe rețelele sociale. Astfel îl vei cunoaște mai bine. Îți recomand și un articol mai vechi pe care l-am scris despre unelte de productivitate online.
10. Fii scurt în răspunsuri. De multe ori câteva paragrafe sunt suficiente ca să răspunzi. Nu te întinde mai mult dacă nu e cazul.
11. Folosește conceptul de Inbox Zero. Funcționează în două variante posibile: După ce ai rezolvat un email îl muți într-alt folder denumit “Arhiva” sau un alt nume care-ți place. Dacă nu ai rezolvat și e nevoie de timp ca să te ocupi de el, îl muți într-un folder intitulat “in lucru“, unde ții toate mailurile pe care încă nu le poți finaliza.
12. Și bonus: Folosește serviciile de găzduire online de fișiere. Este o modalitate de a salva online sub parolă fișiere cu care lucrezi pentru a le putea accesa de oriunde. De exemplu Dropbox sau Onedrive. Intră pe linkurile celor 3, fă-ți cont gratuit, confirmă în emailul primit de la ei prin click pe linkul din acel email, instalezi aplicația lor și le poți utiliza. Durează câteva minute, iar apoi vei putea salva și accesa fișiere online oricând.
Sau varianta doi (pe care o folosesc eu): țin toate mailurile în inbox, nu le mut. Emailurile la care mai am încă de lucru le dau tag (etichetă) “în lucru”, astfel că le pot regăsi oricînd în folderul de taguri “In lucru“.
În final, în funcție de varianta Inbox Zero aleasă, inboxul ori nu conține nimic, ori toate mesajele de acolo sunt deschise și rezolvate.