Am observat că din punct de vedere al managementului timpului și eficienței personale, una dintre primele piedici de care ne izbim frecvent este faptul că nu reușim să rămânem concentrați.
Ne apucăm de ceva, iar după puține minute atenția zboară într-alte direcții.
Observăm că suntem bombardați zilnic de mesaje și tiruri de comunicare din mai multe părți: radio online, TV, telefoane, internet, etc.
În mediul online apare tentația ca atunci când lucrăm să avem deschis și Facebook, Yahoo Messenger, Skype plus câteva taburi deschise în browser-ul de internet. Și altele. De fapt, nu mai e o tentație. Ci a devenit un obicei.
Ca urmare atenția ne este divizată în mai multe părți simultan, iar capacitatea de a rămâne concentrați pe ceea ce facem în momentul acela e pusă la încercare.
Atenția este însă o capacitate care poate fi antrenată și dezvoltată. Ca orice altă abilitate. Sunt două aspecte pe care le voi urmări în continuare:
- cum să ne atrenăm capacitatea de a rămâne concentrați. și cum să o întărim.
- cum să ne lăsăm mai puțin influențați de factorii care ne distrag atenția.
Antrenează-ți creierul să rămână concentrat pe obiectivele tale
Am gândit acest articol în două părți: să vedem întâi tehnici de lucru pe care le putem folosi pentru a ne întări “mușchiul concentrării”, iar apoi câteva sfaturi care să ne ajute să le punem în aplicare.
Există numeroase tehnici de a lucra concentrat. Am ales două, care sunt printre cele mai simple de folosit. Ambele se bazează pe ideea de a lucra pe o singură sarcină pentru o anumită perioadă de timp, apoi sp facem o pauză în care creierul se relaxează.
Să le luăm însă pe rând:
Tehnica Pomodoro
Tehnica Pomodoro – pusă la punct de Francesco Cirillo prin anii ’80 – se bazează pe concentrarea efortului asupra unei sarcini, timp de 25 de minute.
Extrem de simplă, ea este utilă mai ales dacă nu ești obișnuit să lucrezi concentrat pe o singură sarcină. Ce ai de făcut, pe scurt:
- Îți concentrezi atenția 25 de minute pe o singură sarcină.
- Faci 5 minute pauză.
- Reiei ciclul.
Pentru a-ți cronometra timpul poți folosi un timer manual sau un program (cum este Egg Timer, Focus Booster, Tomato Timer). Pentru Chrome poți folosi și Pomodoro Daisuki, instrument pe care l-am inclus în lista de instrumente online pentru productivitate.
Folosește un instrument care să te anunțe când s-au scurs cele 25, respectiv 5 minute și nu te uita tu la ceas cât timp a trecut. Atenția ta trebuie să stea concentrată pe ceea ce vrei să faci, nu pe timpul scurs.
Iar după patru perioade Pomodoro (25+5) mai adaugi o pauză suplimentară de 15-30 de minute.
Dacă vrei să înveți să fii mai bun în ceea ce faci și să câștigi timp îți recomand să asculți podcastul cu Sorin Lucaci despre cum putem practica mindfulness:
Tehnica 60-60-30
Derivată din lucrările lui Peter Drucker, tehnica 60-60-30 este similară cu cea Pomodoro, cu diferența că acum timpul de concentrare devine dublu: 50 de minute în care rămâi concentrat. Apoi 10 minute pauză.
Reiei cu alte 50 minute de concentrare, urmate de 10 minute pauză. Și apoi de o sesiune de 30 de minute de pauză.
Se pretează la sarcinile mai complicate, unde ai nevoie să stai o perioadă lungă cu atenția înspre un singur lucru. Efortul depus este mai mare acum. Acesta este motivul pentru care după două sesiuni de lucru (cele de 50 de minute), iei 30 de minute pauză – mănânci, te miști puțin, bei apă, te reîncarci etc. Rupi complet legătura cu ce făceai înainte. Citește și Despre decizie și eficacitate, de Peter Drucker.
Cum să lucrezi concentrat
Spuneam mai sus că ne putem antrena capacitatea de a rămâne concentrați pe ceea ce vrem să realizăm. Asta folosind un sistem ca Pomodoro sau 60-60-30. Ori, dacă ambele sunt dificile, cu un alt sistem și mai simplu.
Spre exemplu lucrezi concentrat 10 minute, apoi 2 minute pauză. Adaptezi la nivelul tău actual de concentrare a atenției. Suplimentar, iată câteva sfaturi generale:
1. Lucrează la o singură sarcină
Fă un singur lucru la un moment dat. În măsura în care este posibil. Știu că de multe ori nu e chiar așa simplu. Poate la lucru nu poți să spui “Șefu’ lucrez la raportul acesta, caută-mă peste două ore cu ce mai ai acolo. Acum nu am vreme de tine fac un Pomodoro.“
Însă alteori – la lucru sau în viața personală – poți să nu te mai uiți la televizor când gătești sau când citești. Poți să nu stai pe Messenger când înveți. Pe cât posibil, formează-ți obiceiul de a nu face mai multe lucruri simultan.
2. Elimină cât mai mult din ceea ce îți distrage atenția
“Antrenamentul” concentrării ne ajută să devenim mai eficienți. În paralel avem nevoie să eliminăm și ceea ce ne împiedică să rămânem concentrați. Asta e partea cea mai puțin plăcută a eficienței la nivel personal. Pentru că e vorba să folosim mai rar lucruri care ne cam plac. Câteva dintre lucrurile care ne distrag de obicei atenția sunt
- Facebook deschis în paralel cu ceea ce lucrezi (în special chat-ul de la Facebook),
- Yahoo Messenger,
- Skype,
- Fereastra de email deschisă sau notificările de noi mesaje,
- Orice fel de notificări pe calculator sau telefon,
- Telefoane primite. Sigur, nu ne dorim să nu ne mai caute nimeni, însă putem defini ore între care evităm să vorbim la telefon. Spre exemplu poți stabili că între 9 și 12 eviți să vorbești la telefon. Atunci doar lucrezi, studiezi etc. Vorbești mai târziu.
- Orice alte acțiuni care-ți distrag atenția și nu sunt necesare chiar în acel moment.
Nu o să detaliez aici subiectul. Am scris despre asta în articolul cu sfaturi ca sa lucrezi mai concentrat, pe care ți-l recomand. De asemenea, îți recomand cartea Esențialismul de Greg Mckeown.
3. Pauza înseamnă SĂ NU LUCREZI
Nu lucrezi când faci pauză, nici măcar la altceva. De preferat să schimbi planul de concentrare: dacă erai concentrat mental, acum poți face ceva cu semnificație emoțională pentru tine, sau te miști câteva minute. Aceleași principii ca și celor 4 direcții de dezvoltare personală.
Pauza înseamnă pauză. Punct!
4. Capacitatea de a rămâne concentrat este un mușchi. Care poate fi antrenat.
Scopul eficienței la nivel personal nu este să devenim cu toții roboți sau călugări Zen. Ci să vedem unde am putea să ne facem treaba mai bine, mai repede, mai relaxați. Și cu mai puțin efort.
Capacitatea de a ne concentra atenția pe ceva anume este precum un mușchi. Ca să îl faci mai puternic mergi la sală. Folosești acel mușchi, la început cu greutăți mici, apoi tot mai mari.
Similar, concentrează-te pe sarcini mici (să zicem de câteva minute). În care să-ți păstrezi atenția cât mai mult pe ele. Eu unul, la început nu puteam face un singur lucru mai mult de 15 minute.
Apoi vei reuși să crești acele perioade până când vei putea sta concentrat o oră întreagă pe o singură sarcină.
5. Echilibrul lucru – viață personală
Scopul eficienței personale nu este doar să avem succese. Sigur, asta poate aduce inițial satisfacție. Problema este că dacă lucrăm în continuu pentru succese, acestea își vor avea costurile lor. De obicei urmările se vor vedea în viața de familie și cea personală.
Puțin probabil că la finalul vieții îți vei dori să fii petrecut mai mult timp la birou și mai puțin timp cu cei dragi.
Eficiența personală ține de echilibrul pe care îl găsești între viața profesională, cea personală, familie, distracții și orice alte preocupări mai ai.
Și probabil cel mai important aspect la care trebuie să dai atenție este ca atunci când lucrezi să lucrezi. Când înveți să înveți. Când te distrezi să te distrezi. Iar când visezi să visezi.
În final îți recomand să asculți podcastul cu Sorin Popa:
Care dintre aceste tehnici le-ai folosit deja și ce rezultate ai obținut până acum? Care crezi că ți se potrivesc să le folosești de acum încolo?