Digitalizarea contabilității schimbă felul în care un antreprenor își vede propria afacere. Datele financiare pot ajunge mai repede în fața celui care ia deciziile, documentele pot fi procesate pe măsură ce apar, iar contabilul poate dedica mai mult timp sprijinului oferit companiei. Din perspectiva lui Alexandru Puiu, conversația despre contabilitate online ajunge astfel la o temă mai largă: ce merită să rămână în agenda antreprenorului și ce activități pot fi preluate de tehnologie.
Alexandru Puiu este Chief Operating Officer la Keeez, companie de tehnologie specializată în servicii online de contabilitate pentru IMM-uri și PFA-uri. Experiența lui vine din lucrul cu antreprenori care au trecut de la contabilitatea tradițională la un model digital. Discuția pornește tocmai de aici și urmărește ce se întâmplă cu o afacere atunci când informația financiară devine disponibilă mult mai repede și poate fi folosită în deciziile de zi cu zi.
Pentru Alexandru, rolul antreprenorului aflat la început de drum este legat în primul rând de dezvoltarea afacerii. Energia, experiența, talentul și timpul lui au valoare mai mare atunci când sunt orientate către clienți, produse, piață și creștere. Contabilitatea rămâne parte din funcționarea companiei, iar tehnologia poate reduce timpul consumat de operațiuni repetitive.
„Prin urmare, un antreprenor trebuie să stea tot timpul să se gândească că este cea mai bună, cea mai mare provocare din viața lui și poate cea mai mișto experiență carierală pe care o poate avea și să își focuseze tot ceea ce înseamnă experiența lui, inteligență, talent, fler- …să o ghideze doar în area de a se dezvolta și doar în area de a face din ideea lui un business, o afacere și ceva care să poată să-i producă valoare adăugată și mândrie în același timp pentru el, pentru clienții pe care reprezintă, pentru viitorii lui parteneri, angajați- …sau tot ceea ce firma lui va reuși să atragă în ecosistemul în care se va dezvolta.”
O mare parte din episod este dedicată diferenței dintre contabilitatea tradițională și cea online. Alexandru descrie un domeniu în care hârtia, bibliorafturile, procesarea manuală și schimbul întârziat de informații au rămas mult timp practici obișnuite. Modelul digital mută documentele într-o platformă unde pot fi încărcate de pe calculator, scanate cu telefonul sau trimise prin e-mail. Antreprenorul poate vedea apoi veniturile, profitul, facturile de încasat și sumele datorate furnizorilor.
„Întotdeauna ai acces în timp real la situația ta în măsura în care tu oferi documentele tale și le încarci în platformă.”
Dincolo de comoditate, apare o schimbare în modul de administrare a companiei. Intuiția antreprenorială poate fi completată de cifre. O decizie despre cheltuieli, încasări, evoluția profitului sau relația cu un client poate porni de la situația financiară disponibilă în acel moment. Alexandru vorbește despre traducerea informației contabile într-un limbaj accesibil antreprenorului, astfel încât cifrele să devină instrument de lucru.
„Înapoi platforma îți oferă toate elementele de informare în timp real și s– și urmărirea activității firmei tale și în perspectivă numerică, care să-ți dea un edge față de competitorii tăi. Pentru că în mare parte, dacă toți antreprenorii ar lua doar decizii care sunt bazate pe empiric și pe feeling și pe s– și pe emoție, la nivelul de decizie ar fi similar împrăștiat ca și potențial între mai mulți antreprenori, însă cei care au șansa ca pe lângă aceste elemente să ofe– să adauge în evaluare și o componentă de numeric sau componentă de financiar, cu siguranță modul lui de a lua decizii va putea să fie mai relevant sau mai bun decât competitorii lui.”
Poate cea mai interesantă parte a conversației privește relația dintre automatizare și oameni. Odată ce procesarea documentelor este preluată în mare măsură de platformă, timpul contabilului poate fi folosit pentru consultanță, verificare și sprijin oferit antreprenorului. În felul acesta, tehnologia modifică și profesia contabilului. Alexandru îl descrie la rândul său ca pe un antreprenor care își caută clienți, emite facturi, gestionează oameni și poartă responsabilitatea relației cu statul.
Exemplul magazinului online care ajunsese la aproximativ 10.000 de facturi arată foarte bine problema scalării. Un sistem construit pentru câteva zeci de documente începe să consume resurse disproporționate atunci când afacerea crește. Digitalizarea devine atunci parte din infrastructura care permite companiei să continue dezvoltarea fără ca volumul administrativ să crească în aceeași proporție.
Discuția se leagă firesc de ideile din The E-Myth Revisited, de Michael E. Gerber, o carte despre construirea unei afaceri care poate funcționa prin procese și sisteme, reducând dependența de intervenția permanentă a antreprenorului. În aceeași zonă poate fi citită și Built to Sell, de John Warrillow, unde organizarea proceselor și reducerea dependenței companiei de fondator devin teme recurente.
Spre final, conversația se mută către evoluția profesiei și către digitalizarea serviciilor financiar-contabile pentru firmele mici. Alexandru vede contabilul tot mai aproape de rolul unui partener care ajută antreprenorul să înțeleagă cifrele companiei și să privească înainte. Pentru antreprenor, câștigul se măsoară în acces mai rapid la informație și în timp eliberat pentru activitățile care dezvoltă afacerea. Iar acesta este, în fond, firul care traversează întregul episod: tehnologia devine cu adevărat utilă atunci când scoate din agenda oamenilor munca repetitivă și le lasă mai mult spațiu pentru deciziile unde experiența și judecata lor contează.
Ideile principale
- Concentrează-ți timpul pe creșterea afacerii. Ca antreprenor, ai o cantitate limitată de energie și atenție. Uită-te periodic la activitățile care îți ocupă săptămâna și separă munca prin care dezvolți afacerea de sarcinile administrative repetitive. Când tehnologia sau un partener poate prelua o parte dintre ele, câștigi timp pentru clienți, produse, vânzări și dezvoltarea companiei.
- Folosește cifrele ca să înțelegi ce se întâmplă în afacerea ta. Experiența și intuiția te ajută să iei decizii, iar informațiile financiare adaugă o perspectivă utilă. Urmărește constant veniturile, profitul, sumele de încasat și obligațiile de plată. Cu cât vezi mai repede schimbările, cu atât poți interveni mai devreme și poți planifica următoarele luni pe baza situației reale a firmei.
- Construiește procese care pot crește odată cu afacerea. O metodă care funcționează la 20 de facturi poate deveni greu de gestionat la 10.000. Creșterea scoate la suprafață limitele proceselor manuale. Întreabă-te din timp ce se întâmplă dacă volumul activității tale se multiplică de zece ori. Sistemele digitale și automatizarea pot absorbi o parte din această creștere fără să mărești proporțional volumul de muncă administrativă.
- Digitalizarea îți oferă acces mai rapid la informație. Când documentele sunt păstrate și procesate digital, poți găsi o factură în câteva secunde și poți vedea evoluția financiară a companiei din același loc. Asta schimbă relația ta cu informația. Datele financiare devin ceva ce poți consulta în timpul unei decizii, al unei discuții cu un client sau atunci când planifici următoarea perioadă.
- Automatizează munca repetitivă pentru a folosi mai bine oamenii. Tehnologia poate prelua procesarea documentelor și alte operațiuni administrative care consumă multe ore. Timpul oamenilor poate merge apoi către verificare, consultanță și rezolvarea situațiilor care cer experiență. Aplică aceeași logică și în alte zone ale firmei: identifică activitățile repetitive și vezi care dintre ele pot fi mutate către sisteme digitale.
- Privește contabilitatea ca pe o sursă de informație pentru decizii. Situația financiară a firmei poate spune mult mai mult decât valoarea taxelor care urmează să fie plătite. Folosește datele pentru a vedea cum evoluează profitul, unde sunt banii blocați și cum se schimbă compania în timp. O relație mai apropiată cu informația financiară îți oferă o imagine mai bună asupra afacerii pe care o construiești.
