Schimbările pe care le amânăm tind să devină mai ușor de acceptat în momentul în care împrejurările ne obligă să le încercăm. Digitalizarea companiilor este un astfel de exemplu. Instrumentele erau disponibile de ceva vreme, iar pandemia a accelerat folosirea lor și a schimbat felul în care lucrăm, colaborăm și ne administrăm proiectele.
Conversația cu Antoaneta Curteanu pornește de aici și ajunge la o întrebare practică: ce merită mutat în mediul digital și ce câștigăm, de fapt, când facem schimbarea?
Antoaneta Curteanu este membru al Consiliului de Administrație și VP Retail UniCredit Bank România. La momentul conversației avea peste 25 de ani de experiență în banking, dintre care 18 ani în cadrul UniCredit Group. Experiența ei oferă o perspectivă interesantă asupra felului în care tehnologia schimbă relația dintre companii și bănci, mai ales în cazul firmelor mici, unde timpul și resursele disponibile sunt limitate.
Una dintre ideile care traversează discuția este că digitalizarea merită privită pornind de la timpul pe care îl eliberează. Plăți, încasări, schimburi valutare, documente bancare, contracte, acte adiționale sau interacțiunea cu autoritățile ocupă ore care se adună de-a lungul unei luni. O parte dintre ele pot fi gestionate de la distanță, iar semnătura electronică și arhivarea digitală schimbă inclusiv felul în care circulă documentele într-o companie.
„În primul rând, trebuie să începi cu o analiză a propriului tău business. Trebuie să vezi care sunt zonele în care poți economisi timp și bani folosind mijloacele moderne de comunicare. Un răspuns general valabil e greu de dat, depinde de dimensiunea companiei și de obiectul de activitate cum ai zis.”
Antoaneta Curteanu
Punctul de plecare rămâne, așadar, compania însăși. Digitalizarea are valoare atunci când rezolvă o problemă existentă: reduce timpul petrecut cu o activitate administrativă, scade riscul unei erori, simplifică o relație cu banca sau permite unui magazin să vândă online. În conversație discutăm despre mobile banking, semnătura electronică calificată, integrarea caselor de marcat cu POS-urile și programele de gestiune, depunerea numerarului prin echipamente dedicate și soluțiile de e-commerce pentru firme care vor să treacă rapid în online.
Un exemplu spune destul de multe despre costul invizibil al proceselor vechi. Un studiu realizat înaintea pandemiei arăta că angajații companiilor petreceau în medie cinci ore pe lună numai pentru semnarea documentelor bancare. La firmele mari timpul era și mai mare. Cinci ore par puține privite separat. Repetate lună după lună și multiplicate cu numărul oamenilor implicați, încep să arate diferit.
„Totuși, este un volum de timp foarte mare în care angajații acestei firme ar putea să aducă valoare, să facă altceva.”
Antoaneta Curteanu
Discutăm și despre locul interacțiunii umane într-un sistem tot mai digital. Antoaneta vede tehnologia ca pe o modalitate prin care întâlnirile dintre oameni se pot concentra mai mult asupra consultanței, investițiilor și deciziilor care cer conversație. Operațiunile repetitive pot fi mutate către aplicații, iar timpul petrecut împreună rămâne disponibil pentru situațiile în care experiența unui om ajută.
Tema devine relevantă și dincolo de banking. În orice proiect apar activități repetitive care consumă timp fără să contribuie suficient la ceea ce vrem să construim. Merită să le identificăm periodic și să vedem ce poate fi automatizat, mutat online sau simplificat. Uneori progresul tehnologic se vede într-o aplicație nouă. Alteori se vede în două ore recuperate într-o săptămână.
Pentru companiile mici, discuția despre digitalizare ajunge inevitabil și la costuri. Construirea de la zero a infrastructurii tehnice presupune bani și competențe pe care o firmă aflată la început s-ar putea să le aibă în cantitate redusă. Soluțiile modulare și serviciile deja integrate scurtează distanța dintre intenție și implementare. Un comerciant poate începe cu operațiunile bancare, documentele și plățile, apoi poate continua cu vânzarea online și automatizarea unor procese administrative.
Ideea apare și spre finalul conversației, când Antoaneta vorbește despre felul în care o schimbare aparent mare poate fi împărțită în pași mai ușor de gestionat.
„Digitalizarea poate fi o decizie mare, chiar copleșitoare pentru companiile mai mici, însă lucrurile care pot părea complicate sunt simple și le putem simplifica și împărții, iar rolul nostru ca furnizor de soluții este acesta să ajutăm clienții să treacă la un nivel superior.”
Antoaneta Curteanu
Din perspectiva asta, întrebarea utilă pentru un antreprenor sau un profesionist devine foarte practică: unde se pierde timp astăzi? Răspunsul poate indica primul loc în care tehnologia merită introdusă. Apoi procesul poate continua treptat, urmărind ce funcționează și unde apar alte oportunități de simplificare.
Pentru o perspectivă complementară asupra felului în care procesele și tehnologia pot susține dezvoltarea unei companii, merită citită și „Mitul antreprenorial”, de Michael E. Gerber. Cartea privește compania prin prisma sistemelor care reduc dependența de intervenția permanentă a antreprenorului, o idee care se întâlnește în mai multe puncte cu discuția despre automatizare și digitalizare.
Conversația cu Antoaneta Curteanu este despre felul în care folosim tehnologia pentru a recupera resurse pe care le consumăm în activități repetitive. Uneori câștigul se măsoară în bani. Foarte des se măsoară în ore. Iar acele ore pot fi întoarse către clienți, produse, oameni și proiectele pe care vrem să le dezvoltăm.
Ideile principale
- Digitalizarea devine un avantaj când o integrezi cu sens. Când vezi tehnologia ca pe un instrument care îți simplifică operațiunile, începi să câștigi timp și claritate în business. Tranzacțiile recurente, documentele, relația cu banca și multe procese interne pot fi automatizate, lăsând loc pentru activități cu valoare reală. Astfel începi să construiești un mod de lucru mai flexibil și mai puțin dependent de prezența fizică.
- Interacțiunea umană rămâne necesară, dar în alt fel. Chiar dacă multe operațiuni se mută online, consultanța, deciziile importante și relațiile de încredere se construiesc cel mai bine față în față. Digitalul preia sarcinile repetitive, iar timpul eliberat poate fi folosit pentru dialog și orientare strategică. Asta schimbă modul în care lucrezi cu banca și cu partenerii, pentru că te concentrezi pe discuțiile care chiar contează.
- Semnătura electronică schimbă ritmul de lucru al unei companii. Timpul consumat pe documente, drumuri și aprobări scade dramatic atunci când folosești soluții digitale integrate. Contractele pot fi semnate rapid, arhivate și accesate oricând, fără costuri ascunse. Când elimini birocrația inutilă, devine mai ușor să te concentrezi pe activitatea principală și să reacționezi mai rapid la schimbări.
- Digitalizarea aduce beneficii măsurabile. Reducerile de costuri, accesul la instrumente integrate, automatizarea reconcilierilor sau posibilitatea de a dezvolta rapid un magazin online sunt elemente care influențează direct profitabilitatea. Chiar și companiile mici pot accesa soluții care altădată erau costisitoare sau greu de implementat. Când vezi aceste avantaje în practică, devine mai ușor să continui drumul digitalizării.
- Schimbarea cere curaj, dar aduce libertate. Pentru multe firme, trecerea în online pare mare și complicată, însă fiecare pas deschide noi moduri de a lucra mai eficient. Când accepți să testezi și să înveți, descoperi că noile procese nu sunt doar mai rapide, ci și mai prietenoase cu resursele tale. Digitalizarea nu este doar o necesitate, ci și o oportunitate de a-ți repoziționa modul de lucru pentru anii următori.
Resurse & linkuri
- Website Unicredit Bank