În lumea antreprenorilor, există domenii care par la prima vedere tehnice, poate chiar secundare, dar care ajung să modeleze ritmul unei afaceri mai mult decât ne așteptăm. Administrarea flotei auto este unul dintre aceste domenii. Nu apare în poveștile spectaculoase despre creștere, însă influențează modul în care circulă informația, costurile, oamenii și energia internă a unei companii.
Invitatul nostru, Ion Mihai, Regional Sales Manager la DKV Mobility România, vine dintr-un loc în care teoria se întâlnește zilnic cu realitatea din teren, acolo unde o flotă auto nu înseamnă doar vehicule, ci și o rețea de decizii, restricții și obiceiuri administrative. În peste zece ani de colaborare cu companii mici, mijlocii și mari, el a văzut cum lipsa vizibilității asupra costurilor poate pune presiune pe o firmă și cum o abordare mai organizată poate readuce ordine într-un spațiu care altfel rămâne fragmentat.
Ion Mihai navighează această lume cu atenția cuiva obișnuit să observe legăturile discrete dintre date, oameni și trasee – un tip de privire apropiată de ce descrie sociologul Mark Granovetter atunci când vorbește despre firele aparent neînsemnate care tind să definească sistemele complexe.
În conversația noastră am privit împreună spre anul 2026, un an spre care multe companii se îndreaptă cu prudență. Vorbim despre presiuni economice, despre evoluția tehnologiei și despre felul în care digitalizarea pătrunde în cele mai practice zone ale unei afaceri. Discutăm despre cum se poate transforma modul în care sunt administrate vehiculele unei companii, fie că există doar două mașini sau două sute.
Am încercat să înțelegem nu doar ce soluții există, ci și cum se schimbă mentalitatea atunci când antreprenorii trec de la procese manuale la un mod de lucru cu mai multă claritate. Din când în când, discuția ne-a dus spre observații care amintesc de modul în care Daniel Kahneman descria deciziile repetitive: mici deviații care, în timp, creează o nouă direcție.
Ion Mihai vorbește cu naturalețe despre cum apar costurile necontrolate, despre ce înseamnă lipsa vizibilității și despre cum tehnologia poate transforma un flux greoi într-un proces fluid. Ne oprim asupra unor exemple din companii reale, asupra situațiilor în care o flotă de cinci mașini devine peste noapte o flotă de două sute și asupra modului în care o soluție digitală ajută o firmă să nu fie luată prin surprindere. Am explorat și zona vehiculelor electrice, cu provocările și avantajele lor, și am vorbit despre felul în care România își extinde rețeaua de încărcare, pas cu pas, asemenea unui puzzle care începe în sfârșit să capete contur.
Pe măsură ce discuția avansează, devine tot mai evident că administrarea flotei auto nu este doar o activitate operațională, ci un exercițiu de disciplină internă. Vorbim despre alegeri zilnice, despre monitorizare, despre stilul de condus, despre modul în care un parcurs de zece kilometri în plus devine la final de an o surpriză în buget. Și mai vorbim despre ceea ce aduce ordinea într-o companie: un mod de a privi lucrurile cu atenție, cu continuitate, cu disponibilitatea de a ajusta când apar semnale noi.
Idei principale
- Fii atent la context, nu doar la costuri. În perioade economice instabile, presiunea se vede imediat în zona operațională, iar la flotele auto impactul este și mai rapid. Dacă nu înțelegi schimbările din piață – prețuri, inflație, reglementări, comportament al clienților – ajungi să ajustezi doar pe termen scurt, fără să vezi imaginea completă. O decizie bună începe cu o perspectivă amplă asupra mediului în care funcționezi.
- Nu poți optimiza ce nu vezi. Lipsa de date centralizate transformă administrarea în ghicit, iar micile pierderi zilnice devin costuri mari la final de an. În orice zonă operațională, dar mai ales într-una cu multe mișcări – alimentări, trasee, întrețineri – ai nevoie să vezi în timp real ce se întâmplă. Vizibilitatea te ajută să distingi problemele reale de fluctuațiile normale și să iei decizii care chiar contează.
- Tehnologia aduce ordine acolo unde munca manuală creează haos. Când lucrezi cu bonuri, cash, Excel și comunicare fragmentată, apar inevitabil erori, întârzieri și costuri pierdute din vedere. Un card de combustibil, o platformă digitală și un sistem de monitorizare nu sunt doar instrumente- sunt moduri prin care îți transformi logistica într-un proces predictibil. În loc de reacții, ai control; în loc de drumuri închise, ai claritate.
- Mentalitatea determină viteza schimbării. Reticența la tehnologie, la proceduri noi sau la investiții mici dar inteligente te blochează mai mult decât lipsa informațiilor. Mulți antreprenori rămân în metode vechi din obișnuință, nu din eficiență, iar asta se vede în timp pierdut, bani risipiți și decizii luate pe jumătate. Când începi să privești procesele ca pe ceva ce poate fi îmbunătățit constant, apar rezultate rapide și vizibile.
- Ordinea în detalii schimbă performanța flotei auto. Alimentările neplanificate, traseele ocolite, întreținerile întârziate și lipsa alertelor duc în timp la costuri mari, frustrări și opriri neașteptate. Când pui tehnologie, disciplină și urmărire constantă în aceste detalii mici, flota devine o zonă stabilă a businessului, nu una care îți consumă energie. Mărunțișurile operaționale sunt cele care dau tonul întregului an financiar.
E un episod pentru antreprenorii care vor să înțeleagă cum arată simplitatea într-un domeniu plin de variabile. Pentru cei care caută un ritm de lucru mai clar și care vor să știe ce rezultate pot apărea atunci când începi să optimizezi o flotă la momentul potrivit. Și, poate, este un episod despre felul în care schimbările mici devin uneori cele mai utile, atunci când sunt făcute cu un ochi atent la realitate și cu celălalt la direcția în care vrem să ducem compania.
De ce flotele mici au nevoie de aceleași obiceiuri ca flotele mari
Există o idee confortabilă care circulă printre antreprenori: ordinea devine importantă abia atunci când creștem. Atunci când avem zeci de mașini, sute de angajați, fluxuri complicate și responsabilități care se suprapun. Până atunci, ne spunem că improvizația este acceptabilă, că vom pune lucrurile la punct „la momentul potrivit”. Realitatea de zi cu zi ne arată însă ceva diferit. Haosul operațional nu apare brusc, ca o furtună care lovește peste noapte. El se instalează în tăcere, pe nesimțite, exact în perioadele în care credem că nu avem nevoie de ordine.
Cei care lucrează aproape de flotele auto văd acest fenomen înaintea tuturor. Invitatul nostru, Ion Mihai, spunea în discuție că
în fiecare zi văd cum companiile gestionează autovehiculele, cum încearcă să fie cât mai eficiente și cum apar acele mici costuri inutile
Cuvântul „mici” este important. Nu furtuni financiare, nu dezechilibre majore, ci acele variații aparent neînsemnate care, fără atenție, devin noua normalitate.
Când ne uităm la comportamentul organizațiilor, observăm ceva asemănător cu ceea ce Daniel Kahneman descria în scrierile sale despre gândirea automată: schimbările mici, repetitive, reușesc să redeseneze direcția unui sistem fără ca cineva să își dea seama imediat. Într-o flotă auto, această dinamică poate începe cu un bon pierdut, o alimentare făcută în grabă, o verificare tehnică uitată. Nimic grav într-o singură zi, dar cumulativ devine o poveste despre ritm, nu despre întâmplare.
Un antreprenor din Cluj îmi povestea, într-o discuție, cum firma lui a crescut de la patru la peste două sute de angajați, aproape fără să realizeze. Creșterea nu i-a testat doar resursele, ci obiceiurile. Pentru că, oricât ne-ar plăcea să credem contrariul, ritmurile pe care le stabilim în primele etape se multiplică odată cu noi.
Aici apare o întrebare bine de pus: de ce ar avea nevoie o flotă mică de aceleași practici pe care le aplică o flotă mare?
Pentru că ordonarea proceselor nu este o chestiune de dimensiune, ci de direcție.
Pentru că ceea ce funcționează într-o echipă mică devine ADN-ul unei organizații mari.
Și pentru că obiceiurile bune se formează mult mai ușor decât se reformează.
Flotele mici pot cădea cel mai ușor în iluzia că flexibilitatea necontrolată este o formă de libertate. Însă această libertate apare doar la început. Apoi se transformă treptat într-un tip de confuzie care consumă energie și atenție. Practica o arată și mai clar. Ion Mihai ne-a povestit cum o companie a ajuns să piardă sume importante doar pentru că nu avea o alertă pentru expirarea RCA-urilor:
Când te trezești că trebuie să cumperi un număr mare de RCA-uri într-un timp foarte scurt, deciziile rapide nu sunt întotdeauna cele mai bune
Nu era o firmă mare, ci una mijlocie. Dar lipsa ordinii nu ține cont de dimensiune – produce efecte în orice context, la fel cum ordinea produce claritate indiferent de mărime.
Ordinea nu este ceva ce instalăm când ajungem la un anumit nivel. Ordinea este ceva ce ne pregătește pentru acel nivel.
Și poate tocmai de aceea flotele mici au nevoie de aceleași obiceiuri ca flotele mari: pentru că viitorul unei afaceri nu se vede în numărul de autovehicule, ci în felul în care sunt administrate chiar și atunci când sunt doar câteva. În aceste detalii aparent mărunte se ascunde direcția unui business. Iar direcția, odată formată, este surprinzător de greu de schimbat.